Pour cheminer avec succès

Les étapes ci-dessous démarrent une fois l'initiative priorisée, suite aux consultations citoyennes (ex.: Forum citoyen) :

1A. Démarrage

La première étape est la formation d'un comité de projet, composé d'une dizaine de personnes en moyenne, qui soutient le développement du projet jusqu'à son dépôt (étape 4). Le comité rassemble un amalgame de citoyen.ne.s, collaborateur.ice.s et membres du Comité DD intéressé.e.s à participer au développement de l'initiative.

1B (pour les initiatives sans promoteur). : Phase de recherche d'un promoteur

Le premier mandat du comité pour les initiatives déposées sous la forme d'idée sans promoteur d'associé sera de trouver un porteur dans la communauté. L'accompagnateur de la démarche soutiendra l'animation de ce comité par la tenue de 1 à 3 rencontres.

2. Phase de bonification

Lorsqu'un promoteur est associé à une initiative, l'accompagnateur de la démarche porte la responsabilité de l'animation de 1 à 2 rencontres du comité pour explorer le projet sous toutes ces facettes et le bonifier autant que possible selon les principes du développement durable.

3. Phase de rédaction

À cette étape, le promoteur a la responsabilité de remplir le formulaire de dépôt de projet. Jusqu'à trois rondes de rétroaction sont possibles par l'accompagnateur.

4. Phase de dépôt

En bout de piste, le promoteur soumet en ligne la version finale du formulaire de dépôt de projet. Un pitch* du promoteur est ensuite prévu auprès du Comité DD, lequel fournira des recommandations et pourrait demander d’ajuster ou de retravailler certains aspects du projet. 5. Décision d'investissements

Si applicable, un pitch* au conseil d'administration du FACD peut également être demandé avant la prise de décision d'investissement. * Voir section Présentations Pitch du projet pour tous les détails et conseils de préparation.

• Accompagnateur local

L’accompagnateur soutient le promoteur à chaque étape de la démarche pour s’assurer que les projets soient structurés et déposés en bonne et due forme. Agissant à titre de gardien du processus, il possède également une expertise particulière en développement durable pour appuyer le promoteur à bonifier son projet de manière à maximiser les retombées économiques, sociales et environnementales.

• Comité DD

Le Comité DD agit à titre d’aviseur pour toutes les étapes de la démarche, analyse les projets avant soumission au FACD et émet des recommandations. Selon les intérêts et l’expertise, des membres peuvent s’impliquer de façon plus soutenue dans le développement de certains projets. Composition du CDD de Baie-Comeau Composition du CDD de Bécancour

Composition du CDD de Deschambault-Grondines/Portneuf

• Experts externes

Dans chaque communauté bénéficiant du FACD, des experts ont été identifiés pour appuyer le développement des projets, selon des expertises et des balises pré-établies.

Baie-Comeau

Bécancour

Deschambault-Grondines/Portneuf

Vous êtes invités à contacter directement l’organisation de votre choix, selon votre collectivité d’attache, en mettant le courriel de votre accompagnateur local en copie conforme.

• Anciens promoteurs de projets

Les projets financés par le FACD ont tous passé à travers la démarche et les responsables de ces derniers peuvent soutenir le développement des nouveaux projets au besoin. Vous développez un projet de nature similaire à un projet déjà réalisé dans le cadre de la démarche? Joignez votre accompagnateur local pour que ce dernier vous mette en contact avec le promoteur de votre choix. Ce soutien entre pairs peut être une avenue judicieuse pour notamment explorer les autres sources de financement possible pour des projets semblables. Projets réalisés à Baie-Comeau Projets réalisés à Bécancour

Projets réalisés à Deschambault-Grondines/Portneuf

Une fois le formulaire de projet déposé, le promoteur est invité à présenter oralement son projet. À noter que l'accompagnateur local offre une ronde de rétroaction sur le powerpoint de présentation.

1. Présentation au Comité DD

Durée : 10 à 30 minutes selon la nature du projet + période de questions Contenu : Axer la présentation sur le volet qualitatif du projet et ses ancrages avec la démarche, sans entrer dans les détails du montage financier.

Contenant : Powerpoint*

2. Présentation au conseil d’administration du FACD (si applicable)

Durée : 10 à 30 minutes selon la nature du projet + période de questions Contenu : Axer la présentation sur le volet quantitatif du projet, dont les retombées mesurables anticipées et la robustesse du montage financier.

Contenant : Powerpoint*

* Bonnes pratiques pour la préparation de votre powerpoint :

• Respecter la règle du 10-20-30, soit 10 mots maximum par diapositive; taille minimale de police à 20; durée d’affichage de 30 secondes minimums par diapositive.

• Votre powerpoint doit agir à titre de support visuel seulement, complémentaire au contenu que vous direz oralement.

Si votre projet est accepté par le conseil d'administration local du FACD, vous recevrez une convention de financement à signer.

Dans la mesure où le bénéficiaire se conforme aux modalités de la convention, la subvention sera déboursée en différents versements, allant de 2 à 4 selon l'envergure du projet.

La subvention accordée ne peut être supérieure à 75% du coût total du projet. Dans le cas où le rapport final démontrerait que le coût du projet a été plus bas que prévu, le FACD se réserve le droit de retenir du versement final les sommes qui permettront de maintenir sa proportion maximum de contribution à 75%, en plus de demander un remboursement au bénéficiaire, le cas échéant.

Reddition de compte

** Accès au formulaire de reddition de compte :

Le formulaire Word (version de travail) est disponible ici (à venir).

Le formulaire en ligne (pour envoi final) est disponible ici.

Étape 1. Dans les 30 jours suivants la fin de votre projet, vous aurez à remplir un formulaire de reddition de compte, nécessaire au décaissement du versement final de la subvention. Ce dernier permet de faire état de l’atteinte des objectifs, des états financiers et des communications qui ont eu cours, en plus de documenter plusieurs indicateurs de rendement. Au besoin, une mission d’examen ou un rapport de vérificateur des états financiers annuels peut être exigé.

Prenez note que vous devrez utiliser le même fichier budgétaire qu'à l'étape du dépôt de projet pour faire état des dépenses et revenus réels, en prenant soin de compléter la section prévue à cet effet à droite du budget prévisionnel.

Une ronde de rétroaction est possible par l'accompagnateur, sur la version de travail Word.

Étape 2. Un an après la réalisation de votre projet, vous serez invité à répondre à un second formulaire permettant de faire le suivi des impacts de votre projet.

Engagements post-projet

Soutien entre pairs

À titre de promoteur ayant bénéficié du FACD, vous êtes invité à soutenir un futur promoteur qui porte un projet de nature similaire au votre. Plus concrètement, il est souhaitable que, dans l'éventualité où vous seriez contacté en ce sens, vous acceptiez de partager votre expérience.

Implication et représentation Les promoteurs sont invités à déléguer un.e représentant.e pour assister aux activités de visibilité du FACD et évènements de la démarche locale.

Lors d'un premier dépôt de projet, les promoteurs auront à indiquer si des phases subséquentes sont anticipées, sans nécessairement devoir être spécifique sur les détails quantitatifs et qualitatifs. Le conseil d'administration sera alors invité à se positionner. Option 1. Un accord de principe est donné par le conseil d'administration pour recevoir la phase subséquente. Les étapes à franchir seront donc les suivantes :

1. Dépôt du rapport de fin de projet de la première phase du projet

2. Envoi du formulaire de dépôt de projet - phase 2 ou plus - (sous réserve d’approbation du rapport de projet et d’aval du conseil d’administration)

3. Présentation du projet au Comité DD

4. Présentation du projet au conseil d’administration du FACD

5. Décision d’investissement

Option 2. Dans certains cas, le conseil d'administration peut déterminer que la phase subséquente du projet gagnera à être bonifiée par un exercice de consultation publique. Cette étape s'ajouterait donc entre l'étape 1 et 2 nommée ci-haut.

Option 3. Le promoteur peut être invité à repasser l'entièreté du processus pour les phases subséquentes.

Validez votre cas particulier avec votre accompagnateur.